Las listas de tareas pueden ser una bendición y una maldición. Pueden ayudarlo a recordar tareas importantes sacando todo lo que quiere lograr de su cerebro y poniéndolo en un pedazo de papel, pero también pueden ser recordatorios intimidantes de todo lo que no ha comenzado o no tiene tiempo para lograr.
Si su lista de tareas se siente más como un enemigo que como una herramienta útil, es posible que desee considerar restablecer sus expectativas no solo sobre la lista, sino también para usted. Estos consejos de expertos para estructurar la lista de tareas pendientes y reformular su relación con ella lo mantendrán sintiéndose productivo en lugar de abrumado.
Comience desde el principio; en este caso, eso incluye donde estás haciendo tus listas. Tal vez eres una persona planificadora. Tal vez prefiera usar notas adhesivas o en una aplicación como Evernote. Si hay un cierto formato que realmente funciona con tu cerebro y estilo de vida, apégate a él. No se sienta presionado a comprar un bloc de notas especial o descargar una aplicación si no es lo suyo.
“La herramienta a la que menos te resistes es la herramienta que vas a usar con más frecuencia”, aconseja un experto en productividad marshall gracia. “Si sabes que no lo vas a usar, no te va a salvar”.
La buena noticia es que no existe la "mejor" manera de estructurar y organizar su lista. La escritora y editora Jenée Desmond-Harris Pío sobre la estructura de su lista de tareas se volvió viral por una buena razón: fue un gran ejemplo de cómo cambiar la forma en que organiza sus tareas puede ayudarlo a hacer las cosas y establecer límites en el trabajo y en el hogar. “Comencé a dividir mi lista de tareas pendientes en 1) cosas que tengo que hacer, 2) cosas que quiero hacer y 3) cosas que otras personas quieren que haga. ¡Cambio de vida! A menudo no llego a 3 y finalmente me di cuenta, Dios mío, ¿es esto lo que significa tener límites? ella tuiteó.
Para hacer que su lista de tareas pendientes funcione para ella, Desmond-Harris escribe todo en Microsoft Word y las cambia hasta que el orden tiene sentido. “Me di cuenta hace un tiempo que nunca había terminado con la lista. Rara vez llegué a un punto en la noche en que podía salir a caminar, hacer ejercicio, ir a la playa, leer un libro o hablar por teléfono con mis seres queridos. […] Yo estaba como, ‘Claramente no soy la persona más ocupada del mundo, entonces, ¿a dónde va mi tiempo?'”, le dice a Apartment Therapy. “Cuando presté atención me di cuenta de que después de terminar el trabajo y las tareas básicas de la vida adulta (que llamo 'cosas que tengo que hacer') me estaba atascando en cosas que otras personas querían que hiciera”.
Si bien disfruta ayudar a otras personas con sus solicitudes, se dio cuenta de que esas solicitudes, además de otras tareas ella "se sentía neutral" estaban "interponiéndose entre mí y el tiempo libre, todo por lo que otros querían", ella dicho. “No es que comencé a decir que no a todo en esta categoría, pero puse estos elementos al final de mi lista, y si no los consigo, está bien”.
También puede considerar dividir su lista en categorías, como trabajo versus casa, o "debe hacer" versus "si tengo tiempo para hacerlo", para ayudarlo a priorizar, dividir y conquistar. Si le gusta marcar una casilla, considere dividir las tareas en "soluciones rápidas" y "proyectos más largos" y haga las tareas rápidas primero para darle un impulso de logro. Si eres una persona visual, la codificación por colores de tu lista puede ser clave.
Experto en gestión del tiempo Laura Vanderkam recomienda hacer dos listas, que incluyan un gran volcado de ideas de todo lo que quiere hacer, y una lista más pequeña de unas cinco tareas que absolutamente logrará ese día. “Esa no es la forma en que la mayoría de la gente hace sus listas; lo hacen más como una lista de deseos”, explica. “Eso no es útil, porque cuando pones 30 elementos en una lista de tareas diarias, no vas a hacer los 30. No hay ninguna virtud en poner algo en una lista de cosas por hacer y no hacerlo”.
En cambio, Vanderkam aconseja pensar en la lista diaria más pequeña como un contrato contigo mismo. “Cuando algo está en la lista de tareas pendientes de hoy, eso significa que lo vas a hacer hoy”, dice ella. “Si haces eso, realmente has tenido que priorizar y pensar en lo que realmente debe suceder hoy... y comienzas a sentirte mucho mejor con tu lista de tareas pendientes”.
No eres sobrehumano. “Vea la lista de tareas pendientes de hoy como el menú, no como la comida”, aconseja Marshall. “Puedes hacer una gran descarga de cerebro y poner todo lo que necesitas hacer en algún punto de tu lista, pero si intentas trabajar a partir de eso, puede ser abrumador. Si lo ves como un menú, eliges lo que tienes para lo que tienes capacidad, como cuando vas a un restaurante”. Si se trata de un particular día lleno de reuniones y no tendrá tiempo para hacer un trabajo ininterrumpido, no se presione innecesariamente para lograr algo que no sea absolutamente urgente.
Marshall recomienda sentarse y revisar sus listas de tareas pendientes semanalmente. "Una vez a la semana es un buen control", dice ella. “Eso te ayuda a ver patrones y te ayuda a pensar y planificar con anticipación”. Mientras ella usa su tarea pendiente lista cada día, ella "escanea el horizonte" semanalmente para ver lo que viene y dónde puede optimizar su hora.
Incluso los planes mejor trazados pueden salir mal, y la vida sucede. Una vez que haya encontrado un flujo de lista de tareas que funcione para usted, puede descubrir que se siente más cómodo moviendo tareas o admitiendo que algo no se hará ese día. “Comenzará a sentirse más seguro al asignarse cosas para diferentes días”, comparte Vanderkam. “Puedes decir: 'Sí, necesito escribir este memorándum y no encaja hoy, pero si sé si lo pongo en la lista para el miércoles, lo terminaré'”. algo fuera hasta mañana; le estás dando a la tarea el tiempo y el espacio que merece por un trabajo bien hecho.
Kara Nesvig
Contribuyente
Kara Nesvig creció en una granja de remolacha azucarera en la zona rural de Dakota del Norte e hizo su primera entrevista profesional con Steven Tyler a los 14 años. Ha escrito para publicaciones como Teen Vogue, Allure y Wit & Delight. Vive en una adorable casa de la década de 1920 en St. Paul con su esposo, su Cavalier King Charles Spaniel Dandelion y muchos, muchos pares de zapatos. Kara es una lectora voraz, superfan de Britney Spears y redactora, en ese orden.
