Cómo codificar por colores las facturas: una guía paso a paso

Siempre he jugado con diferentes formas de organizar mi vida diaria, incluyendo mi diario de balas y lista de quehaceres para diferentes quehaceres y tareas. En mi búsqueda por facilitar el pago de facturas, trabajé con hojas de cálculo de Excel, probé el seguimiento en línea para el pago de facturas y usé un calendario de papel. Es frustrante que estos métodos no siempre me hayan funcionado, pero sabía que era importante encontrar una forma que se mantuviera porque presupuesto y salud financiera es una de mis principales prioridades.

Por ensayo y error, adapté un sistema que me ayuda a realizar un seguimiento de los gastos fijos y variables, los ahorros y cuándo vencen los pagos cada mes: ¡codifico las cosas con colores!

El uso de códigos de colores en mi planificador diario es una forma conveniente de mantener todo, incluidos los gastos, los ahorros, las metas de ingresos y la planificación para el futuro, en un solo lugar. Agregar un elemento visual como el color también significa que no tengo que pensar demasiado en lo que está pendiente y lo que se debe pagar al comienzo de cada mes.

Cuando comencé a buscar en diferentes diarios y planificadores, supe que necesitaba un cuaderno con un calendario mensual y semanal, así como páginas en blanco que me ayudarían a coordinar varias piezas de información. Me decidí por un negro Planificador Moleskine porque me permitió hacer un seguimiento de mis gastos en el calendario y tomar notas en las páginas en blanco a la mitad del planificador. También podía alternar entre los dos fácilmente, lo que me ayudaba a realizar un seguimiento de las facturas pendientes y pagadas, así como de los objetivos mensuales y anuales.

El uso de marcadores, bolígrafos o etiquetas de colores facilitará la identificación de los diferentes gastos en su agenda. Prefiero usar bolígrafos de diferentes colores en mi agenda, pero no tenga miedo de experimentar con lo que funcione mejor para usted.

Hay algunas facturas que usted sabe que debe esperar: se deben pagar todos los meses o cada pocos meses y, a menudo, cuestan aproximadamente la misma cantidad cada vez. Cuanto más se acostumbre a automatizar estos pagos, mejor.

"Nunca queremos llegar tarde en nuestros gastos fijos, que incluyen elementos como pagarse usted mismo primero por ahorros, hipoteca / alquiler, facturas de luz y agua, pagos de teléfono celular y televisión, así como seguro," Jaclyn Strauss, un CPA con sede en Florida, le dice a Apartment Therapy. Ella recomienda anotar las facturas en su calendario una semana antes de su fecha de vencimiento, y un color rojo puede ayudarlo a prestar atención a su inmediatez.

Dado que el rojo a menudo se asocia con el peligro (piense en las señales de alto, las sirenas de las ambulancias y los semáforos) y su capacidad para provocar una respuesta emocional, usar el rojo como categoría codificada por colores puede ayudarlo a prestar atención; después de todo, retrasarse en estos pagos podría afectar negativamente su vida. Para poner esto en práctica, Strauss recomienda trabajar con cada empresa para asegurarse de que su factura caiga aproximadamente al mismo tiempo que las demás, si es posible. "Puede llamar a la empresa y pedir que se cambie su ciclo de facturación para obtener esto", dice. "Esto le permite optimizar todos sus elementos codificados por colores rojos en un marco de tiempo de una semana en su agenda".

Cuando hojeo mi agenda y (literalmente) veo "rojo", verifico que esas facturas se hayan pagado. Me gusta cómo mi cerebro recibe una alerta inmediata cuando veo un número rojo en mi agenda, de modo que no veo un saldo rojo en mi próxima factura.

Todos los meses, tendrá gastos variables, como comida, gasolina o ropa; es probable que pueda anticipar ellos, pero debido a la frecuencia de uso, es posible que no tengan un número final hasta que pague por los artículos ellos mismos. “Para planificar estos gastos, tome la cantidad promedio de dinero que gastó en artículos como ropa y alimentos durante los últimos seis meses”, aconseja Strauss. En su agenda, codifique con colores estos gastos en amarillo y prográmelos para tres días hábiles antes de la fecha de vencimiento. (De lo contrario, asigne los fondos y lleve un registro de sus gastos en color amarillo).

Si desea reducir sus compras en general, designe un día para programar la comida, la ropa, o gastos varios pueden ayudarlo a presupuestar y limitar este tipo de gasto a unas pocas veces de mes. Soy una prueba de que funciona: durante varios meses, hice un seguimiento de estos gastos y me di cuenta de que gastaba menos cuando designó un par de días al mes como "días de compras" designados en lugar de comprar cosas al azar en todo momento el mes. Por supuesto, hay momentos en los que te quedas sin algo antes de que suceda el día de compras; si eso ocurre, es más que comprensible que corras a la tienda solo por ese artículo.

Después de deducir todos sus gastos en las categorías roja y amarilla, los fondos restantes se pueden marcar en verde. “Verde significa irse: este dinero es discrecional y dinero 'sobrante' que se puede priorizar para ahorros, actividades, suscripciones adicionales como Netflix y viajes”, dice Strauss. (Si los ahorros son un objetivo importante para usted, siempre puede marcarlo como un gasto fijo o rojo; considérelo como pagar una factura cada mes. Si está trabajando en un objetivo de dinero diferente, esto podría tener una prioridad menor para usted).

Al crear una categoría verde, puede decidir durante el mes si tiene margen para gastar un poco más en un gasto de entretenimiento o tiene fondos adicionales para depositar en su IRA. Esta categoría puede estar en el lado más bajo durante ciertos meses, así que planifique en consecuencia si tiene un mes particularmente atractivo a mano.

Las cosas cambiaron para mí una vez que me di cuenta de que mis obligaciones diarias no deben considerarse separadas de mis objetivos financieros. Codificar por colores las reuniones importantes en su vida profesional y personal es imperativo para la estrategia financiera a largo plazo. “Desde COVID-19, nos acostumbramos a muy poca interacción en persona con respecto a reuniones y citas, y nos conocimos en Zoom”, dice Strauss. Ya sea que sus reuniones en el futuro sean virtuales o en persona, ella recomienda que se dedique tiempo para prepararse y viajar si es necesario.

El mejor sistema de pago de facturas es el que le conviene. A algunas personas les gusta integrar un planificador en papel con el pago de facturas en línea, mientras que otras son completamente digitales.

"Automatice tanto como sea posible utilizando su planificador codificado por colores como guía para moverse en línea", sugiere Strauss; Si puede aprovechar los pagos automáticos para sus gastos fijos en particular, ella lo insta a que considere inscribirse. Esto crea un plan de respaldo para su sistema en papel que garantiza que no perderá ningún pago, y lo que le permite pagar sus facturas a tiempo y trabajar para alcanzar sus metas de ingresos en el futuro simultaneamente.

Rudri Bhatt Patel es un ex abogado convertido en escritor y editor. Su trabajo ha aparecido en The Washington Post, Saveur, Business Insider, Civil Eats y en otros lugares. Vive en Phoenix con su familia.