A medida que el año llega a su fin, la gente de todo el mundo está luchando por encontrar algo parecido a la normalidad en un período verdaderamente turbulento. Pero muchos todavía tienen responsabilidades que requieren que sean funcionales y productivos en algún nivel, y sentir que su enfoque está siendo atraído en todas las direcciones posibles puede hacer un número en su productividad. Sé que no estoy solo cuando digo que mi concentración se ha visto afectada.
Como alguien que ha trabajado desde casa toda su vida, he desarrollado muchos hábitos para mantenerme motivado y al tanto de todo, pero los hábitos que solían funcionar para mí ya no están disponibles. Solía pasar por el centro de pilates de mi vecindario para hacer ejercicio y aumentar mis niveles de serotonina, o trabajar en una cafetería o biblioteca, lo que me dio una sensación de comunidad en el silencio. Dado que la mayor parte de mi trabajo se realiza a través de mis dos mejores amigos (Gmail y Google Drive), tuve que encontrar una manera de administrar mi carga de trabajo incluso cuando mi mente se siente como si estuviera en las últimas.
Soy una de esas personas que cree en la "bandeja de entrada cero" al final de cada día, y mi forma anterior de gestión en el Before Times era responder los correos electrónicos a medida que llegaban. Pero ahora, cuando siento que todo viene al doble de la velocidad normal, me siento abrumado por la masa de comunicación que me llega desde todos los ángulos.
Para agregar algo de organización a mi vida, se me ocurrió un sistema de clasificación que podría ayudarme a priorizar lo que requiere la mayor parte de mi ancho de banda mientras satisface mis necesidades visuales.
El sistema que desarrollé es un truco que aprendí de un curso de diseño que tomé en la universidad. Estábamos aprendiendo sobre teoría del color, y cuántas personas tienen asociaciones naturales con los colores. Por ejemplo, cuando vemos tonos rojos, tendemos a asociar cosas muy agresivas (¡y a menudo negativas!) Como el bolígrafo rojo de un profesor o una señal de "no molestar" de Slack.
Las sugerencias subconscientes que tomamos de los tonos de color tienen un efecto masivo en cómo procesamos la información. (Por eso, cuando pintes las paredes de tu dormitorio, es posible que desees elegir un color que sea relajante para tu mente puede relajarse). Cuando abro mi bandeja de entrada y me bombardean los correos electrónicos, mi inclinación natural es cerrar ordenador portátil. El diseño tecnológico predeterminado es blanco, gris y colores primarios: estos son los colores que a menudo asociamos con las corporaciones. (ver: toda la paleta de logotipos de Google) y, como alguien que se ve más afectado visualmente, quería que mi diseño fuera más cálido y personal.
El proceso es simple, pero efectivo: Cada vez que abro mi correo electrónico, primero miro los correos electrónicos no leídos que me han llegado desde la última vez que estuve en mi bandeja de entrada. Me tomo de cinco a diez minutos examinar el correo no deseado y luego evalúo rápidamente el resto de mi correo: decido a qué etiqueta pertenece y con qué rapidez debo responder.
Para empezar, dividí mis etiquetas en cuatro categorías, todas determinadas por tiempo: "Responder en una hora", "Responder por EOD", "Responder por EOW" y "Responder cuando Posible." Todas las etiquetas de mi tiempo son naranjas porque se acerca lo suficiente a la urgencia del rojo, pero sin la alarma instintiva que el rojo neón desencadena en nuestro subconsciente. Urgente, pero no estresante.
Descubrí que al aliviarme de la presión de estar constantemente disponible, podía concentrarme más. Los expertos han estudiado los efectos positivos de establecer "horas de oficina" para los correos electrónicos y se ha demostrado que mejora la eficiencia, lo que experimenté de primera mano. Por mucho que bromee acerca de que los correos electrónicos son estresantes porque si envías uno, de repente recibirás tres más, es muy desalentador y estresante cuando intentas controlar múltiples conversaciones que tienen distintos grados de urgencia. Al crear un sistema de etiquetado basado en el tiempo, puedo concentrarme en lo que necesita prioridad y lo que se puede ver más adelante en el día o la semana.
Comencé a agregar más etiquetas según la categoría del correo electrónico. Esto se hace para saber de un vistazo cuál de mis tareas podría estar descuidando más en un momento dado. Estas son las etiquetas de color que crucé según mis propias necesidades:
Según la teoría del color, el amarillo es el primer color que nota. Como utilizo principalmente mi correo electrónico para cosas relacionadas con el trabajo, quería una bandera fácil e inmediata para toda la correspondencia relacionada con el trabajo.
Evito usar dos colores: rojo y morado, porque tienden a aumentar los sensores de tensión en la pupila. Ciertos colores tienen asociaciones más agresivas, ya sea por saturación o por asociación (gracias a la publicidad), y los expertos han estudiado qué colores evitar si está tratando de desestresarse. Al igual que la forma en que la mayoría de las personas no pintarían sus habitaciones de color rojo brillante, es probable que no quieras mirar la pantalla que está salpicada de etiquetas rojas.
Desde que comencé a codificar por colores mi bandeja de entrada, he notado un cambio significativo incluso en la anticipación de abrir mi correo electrónico. Puedo ver visualmente qué necesita mi atención y cuándo, y el sistema me proporciona un plan para abordar mi lista de tareas pendientes.
He estado usando este sistema durante algunos meses y, aunque todavía me siento más abrumado por el mundo en grande, puedo reevaluar lo que necesita priorización de manera más eficiente y, a cambio, ser más productivo durante el camino. Definitivamente me siento menos presionado para hacer todo de una vez y sé, de un solo vistazo, lo que necesita mi atención. Y cuando termine la pandemia, planeo seguir con este sistema solo porque hace que mi vida sea un poco menos estresante, una pestaña a la vez.