Hay una cita atribuida a Bill Gates que recito todo el tiempo: "Elijo a una persona perezosa para hacer un trabajo duro; porque una persona perezosa encontrará una manera fácil de hacerlo ". Me encanta porque captura un sentimiento que siempre he encontrado como verdadero: hay una manera de convertir un vicio en una virtud. Las personas perezosas son las mejores para encontrar formas fáciles de hacer las cosas. Las personas desordenadas tienen los mejores consejos de limpieza. Y las personas que son terriblemente admitidas para administrar sus bandejas de entrada tienen el mejor consejo para comunicarse por correo electrónico.
He reunido algunos consejos sólidos de correos electrónicos deslucidos aquí para que lo pruebes. Y sí, los nombres han sido redactados para proteger sus bandejas de entrada.
"A menos que sea absolutamente necesario, no envíe un correo electrónico a más de una persona. Es menos probable que responda porque estoy esperando (y esperando) ver si la otra persona lo hace ".
"He comenzado a decirle a la gente en mis correos electrónicos, si no tienes noticias mías para [fecha razonable], por favor, regañame exactamente esa mañana con un asunto de mayúsculas. Una vez que saben que hablo en serio, creo que el permiso para fastidiar ayuda a mantener las cosas en movimiento, incluso cuando uno de nosotros deja caer la pelota ".
“El uso de instrucciones de acción en el encabezado me ahorra todo el tiempo. Básicamente, escriba su correo electrónico con el destinatario y el título, luego dígame qué necesita. Algo así como "ACCIÓN REQUERIDA: Números del próximo año" o "PARA REVISIÓN: Uso de la cuenta XYZ" o "RESPUESTA NECESARIA: reunión de mañana, hoja de cálculo adjunto ". Si veo una de esas instrucciones de acción en negrita, generalmente la priorizo, y si soy el remitente, tengo una respuesta mucho mejor Velocidad."
"Cuando trato con personas que apestan a los correos electrónicos, les envío listas numeradas de preguntas a las que necesito que respondan".
“¡La respuesta automática es un salvavidas! Soy un espectáculo de una sola mujer y, francamente, no todo lo que llega a través de mi bandeja de entrada es la máxima prioridad ". Esta mujer ocupada responde automáticamente a su cuenta comercial a cada correo electrónico, con un mensaje que invita a los clientes con solicitudes urgentes a enviar mensajes de texto o llamar, y establece una expectativa para su respuesta: "Si no ha recibido una respuesta dentro de las 48 horas, siga arriba."
“¡Las etiquetas son imprescindibles! Puedo clasificar fácilmente todo de esa manera. Configuré filtros para archivar automáticamente (omitir la bandeja de entrada) en cosas que no necesitan una respuesta inmediata para que mi bandeja de entrada sea manejable ".
"Si le toma más de dos oraciones para tratar el problema en un correo electrónico, probablemente sea mejor tener una conversación por teléfono o en persona. Ponga tantos detalles en la línea de asunto como sea posible. Los correos electrónicos deberían parecerse más a los mensajes de texto que a las tarjetas de tu abuela ".
"No continúe respondiendo al mismo hilo de correo electrónico indefinidamente si el tema cambia. Por lo general, es mejor cambiar la línea de asunto del correo electrónico o, mejor aún, comenzar un nuevo correo electrónico. Cuando recibe más de 100 correos electrónicos al día, debe ser bueno para priorizar las respuestas, por lo que si no sé de qué se trata un correo electrónico, o si creo que se trata de un tema antiguo, es menos probable que lo abra de inmediato. Y es especialmente útil cuando necesita regresar y buscar correos electrónicos antiguos si la línea de asunto coincide con el cuerpo del correo electrónico ".
Parece contrario a la intuición, pero muchas de las personas a las que les preguntamos dijeron que su teléfono inteligente los empeora en el correo electrónico. "Esta es una regla que estoy intentando implementar para mí: no revise su correo electrónico a menos que esté disponible para responder correos electrónicos. Termino olvidando responder algunos correos electrónicos o posponiendo mi respuesta porque lo leí y luego olvidé que nunca respondí. Estoy intentando realmente comprobar si tengo tiempo y energía mental para responder en ese momento ".
"Tengo" correo electrónico "en mi calendario diario y trato de mantenerme alejado de él hasta ese momento, y una vez que hayan pasado esos 30 minutos, lo cierro".
“Apesto en el correo electrónico, pero como hace cinco años, Gmail comenzó a enviar todo por arte de magia a la Papelera. No pude encontrar la forma de redirigirlo, y después de algunos intentos poco entusiastas durante una semana, descubrí que me gustaba. Ahora, muevo cosas de mi basura a mi bandeja de entrada si quiero guardarlas; todo lo demás se elimina mágicamente cada mes o algo así ".