Mientras está ocupado tratando de navegar por su nueva bandeja de entrada de Gmail rediseñada, permítanos hacer una sugerencia útil que podría mejorar su eficiencia de comunicación profesional por diez. Olvídate de seguir el ritmo de una docena de etiquetas de correo electrónico para mezclar y combinar. Puede guardar de manera efectiva cada mensaje que reciba en tres carpetas de acción. Aquí están.
Obviamente "Basura" es basura y "Spam" es spam. Pero, ¿qué pasa con los otros 8,000 mensajes que parece recibir todos los días? Necesitan ir a algún lado, ¿verdad?
"Luego"
Lo que pones en él: Los correos electrónicos que requieren que completes una tarea que no puedes hacer en ese momento. Las respuestas rápidas a los mensajes de 2 minutos o menos deben hacerse lo antes posible, pero los correos electrónicos con respuestas largas o los mensajes que le solicitan que complete una acción pueden permanecer en esta carpeta hasta que pueda seguir luego.
Qué haces con él: Recuerda, más tarde significa luego
"Sostener"
Lo que pones en él: Mensajes e hilos con una estrecha ventana de utilidad. Los hilos de los compañeros de trabajo en proyectos en curso pueden ser arrojados aquí, al igual que los correos electrónicos con números de confirmación o códigos de seguimiento.
Qué haces con él: Estás escondiendo hilos aquí porque necesitarás un fácil acceso a ellos durante al menos un tiempo, por lo que puedes ingresar aquí para encontrar la información que necesitas. Pero necesita limpiar esto regularmente, ¿tal vez una vez a la semana más o menos? Para mantener todo fresco y ordenado. Los mensajes se mueven de la carpeta "Retener" a "Papelera" o a la siguiente opción ...
"Archivo"
Lo que pones en él: Esta es su biblioteca de correo electrónico a largo plazo. Si un correo electrónico contiene algo que usted saber necesitará mucho más adelante, como la información de inicio de sesión de su foro web o los archivos finales de un proyecto completado hace mucho tiempo, apílelo aquí para referencia posterior.
Qué haces con él: Déjalo en paz... hasta que necesites algo. Luego, use la función de búsqueda de su cliente de correo electrónico para extraer mensajes de su biblioteca de archivos y obtener la información que necesita de inmediato.