Siempre hay ese amigo. Ya sabes, el que tiene 76 correos de voz no escuchados, 150 mensajes de texto no leídos y, trago, 15.964 correos no leídos en su bandeja de entrada. (O tal vez ese "amigo" eres tú). De cualquier manera, mantener tu bandeja de entrada ordenada o incluso llegar a Inbox Zero puede parecer hazañas imposibles de #adultar. Pero la limpieza digital de la casa no tiene que ser tu tarea menos favorita.
Como todos están aplicando el Método KonMari a sus hogares, recurrimos a algunos expertos en productividad para proporcionar algunos consejos sobre cómo llevar el arte mágico de ordenar a su bandeja de entrada.
Para correos electrónicos importantes como itinerarios de viaje, cupones e información del arrendador que le gustaría almacenar más tarde, conecte su cuenta a una aplicación de notas como Evernote. "Con el correo electrónico en la función Evernote, podrá enviar estos correos electrónicos directamente a los cuadernos como "Próximos viajes", "Asignaciones" y "Ofertas", dice Forrest Bryant, director editorial de Evernote.
¿Odias perder el tiempo archivando correos electrónicos entrantes? Solución fácil, dice Bryant: "Configurar etiquetas inteligentes en Gmail o reglas en Outlook para ordenar automáticamente los correos electrónicos que recibe según el remitente o las palabras clave para que no pierda el tiempo archivando correos electrónicos entrantes en las carpetas apropiadas o buscando ese mensaje de su jefe de un mes hace."
Si el spam está aumentando su bandeja de entrada, habitúese a darse de baja regularmente a través de una aplicación como Unroll.me. También puede darse de baja manualmente buscando la palabra clave "darse de baja" en el cuadro de búsqueda de su correo electrónico. "Cuando tengo cinco o 10 minutos antes de mi próxima reunión o estoy en espera por teléfono, intento darme de baja de cinco o más correos electrónicos a la vez, lo que mantiene la tarea manejable ", dice Shay Paulson, propietario y estratega de medios a Merit Media.
Si bien un correo electrónico rápido para programar una reunión parece conveniente, estos son exactamente los tipos de hilos que obstruyen nuestras bandejas de entrada. Ahorre tiempo y evite el desorden de la bandeja de entrada utilizando un sistema de calendario en línea como Programación de precisión o Calendly en lugar. "De esta manera, puede sincronizarlo con su Gmail o su calendario de trabajo, y hacer que las personas programen una hora para reunirse o conversar cuando sea conveniente para todos", dice el entrenador de negocios Lindsey Anvik.
¿Qué tan molesto es buscar manualmente ese correo electrónico con la información que necesita para hacer algo en el trabajo? Anvik recomienda reducir las cadenas de correo electrónico innecesarias con sistemas de gestión de proyectos como Asana o Campamento base. "Ambos tienen una aplicación y notificaciones, lo que le permite realizar un seguimiento fácil de proyectos y clientes en un espacio sin el dolor de cabeza de ordenar y buscar en su bandeja de entrada", dice ella.
Si actualmente usa el correo electrónico para colaborar con grupos o equipos de personas, Anvik dice que hay una aplicación de chat externa como Skype o Flojo puede permitirle comunicar fácilmente preguntas y obtener respuestas inmediatas en lugar de tener que esperar una respuesta por correo electrónico.
Natalie Wise, autora de "El manual de autodisciplina, ”Tiene un truco genial para sacar el máximo provecho de su firma como sea posible. "En lugar de simplemente poner su nombre y título, agregue horas activas de verificación de correo electrónico, información común que envíe en sus correos electrónicos y la mejor manera de contactarlo", dice. “Intenta, prefer prefiero hablar por mensaje de texto. No dude en enviarme un mensaje de texto a mi número para obtener una respuesta más rápida ".
¿Otra forma de mantener una bandeja de entrada limpia? Compartimentar creando cuatro cuentas de correo electrónico separadas que tienen propósitos específicos. Organizador profesional y consultor de productividad. Josephine Page sugiere uno para asuntos personales, uno para el trabajo, uno para correos electrónicos de marketing y otro para redes sociales. "Cada dirección de correo electrónico puede ser un derivado de la primera, como" douglasP "para personal o" douglasB "para negocios", dice ella. "Es menos abrumador revisar y ejecutar un plan de acción para cada correo electrónico si configura direcciones de correo electrónico separadas".
Incluso si evita que correos electrónicos innecesarios ensucian su bandeja de entrada, no está fuera de peligro por mantenimiento. Justin Lavelle, director de comunicaciones de Estado verificado, dice que establece una fecha regular para administrar sus correos electrónicos. “Elija un momento cada semana para mantener su bandeja de entrada. Durante ese tiempo, bloquea tu calendario y silencia tu teléfono. Proteja el tiempo como lo haría con cualquier otra reunión importante y organícese ”, dice. "Elimine lo irrelevante, archive lo completo y priorice la lista de tareas".