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En nuestro post en la organización el otro día, Li escribió: Necesito ayuda para discutir el papel. Lo manejé bien cuando era soltero pero ahora que hago papeleo / facturas para toda la familia, me estoy ahogando en papel sin archivar. No quiero fotos de bonitos archivadores, quiero ideas sobre cómo organizar lo que se incluye en los archivadores. ¡Entendido!
Según lo prometido, no hay fotos de archivadores bonitos (aunque si eso es lo que estás buscando, ve aquí solo nuestra propia experiencia y algunos consejos). Estamos bastante organizados en casa, pero por un tiempo estuvimos a cargo de todo el papeleo para una pequeña empresa, por lo que hemos tenido algo de experiencia manejando mucho y manteniéndolo en orden.
Hay 3 categorías principales sobre cómo acorralar el papeleo: no dejarlo entrar a la casa, eliminar y simplificando lo que hace, y finalmente descubriendo un sistema para el papeleo que necesita colgar sobre.
1) No lo dejes entrar.
¿Puedes reducir parte del papeleo antes de que entre en la casa? Intente pagar facturas y ver el extracto bancario en línea en lugar de recibir extractos y facturas por correo. Si compra algo en línea, en lugar de imprimir el recibo, imprimir a pdf y guarde el recibo en un archivo de recibos en su computadora. Configure y use su pista de aterrizaje para ordenar el correo tan pronto como llegue, arroje ese correo basura directamente a la papelera de reciclaje antes de que se convierta en una pila para tratar más tarde. Mejor todavía, cancelar los catálogos que no desea recibir y quítate de las listas de correo basura
2) Eliminar y simplificar. AKA Internet es tu amigo.
Es posible que deba abordar el papeleo que ya está en sus archivadores antes de tener espacio o cosas nuevas. Considere invertir en algo como el fujitsu scansnap para reducir seriamente el papeleo que abruma sus gabinetes, su escritorio o el piso. Puede escanear recibos y documentos antiguos que necesita conservar pero no necesita tener el original. Aún tendrá que organizar los archivos en su computadora, pero no es tan abrumador físicamente.
Asegúrate de no estar aferrado al papeleo que ya no necesitas. Se puede acceder a los extractos bancarios y de tarjetas de crédito en línea para que no tenga que conservar los documentos. Asegúrese de destruir estos documentos. Una de las mayores diferencias para nosotros fue cuando abandonamos todas nuestras viejas facturas de teléfonos celulares, debe haber liberado 6 pulgadas en el archivador. ¿Tiene manuales antiguos para gadgets que ni siquiera posee? ¿Puede acceder al manual en línea si aún posee el refrigerador, el reproductor de DVD, el teléfono celular, etc.? Deshazte de esos.
3) Organizar
Mantenemos esto organizador en el escritorio para que podamos archivar inmediatamente recibos, ideas de blog y facturas para pagar. Esto elimina las pilas. También mantenemos un archivo de diferentes proyectos en los que estamos trabajando o cualquier cosa a la que necesitemos acceder con frecuencia. Tenemos un mayor caja de plástico para banquero que guardamos en el armario para todo lo demás. (En nuestro antiguo trabajo, obtendríamos uno nuevo para cada año, de modo que ya estuviera listo para ser archivado en almacenamiento tan pronto como terminara el año y no tuviéramos que tener un gran archivador feo).
Es importante tener un sistema, así que elige un día para pagar tus facturas cada mes y luego cúmplelo. Recomendamos trabajar 15 minutos adicionales para presentar cada vez que se siente a pagar facturas, se sorprenderá de cuánto puede presentar en 15 minutos. Esto se construye en una ranura automática para mantener el desorden de papel una vez que lo tienes bajo control.
Entonces, nuestro sistema real de archivo: alfabético. Es simple y funciona. Desde el automóvil hasta el médico, los recibos y las declaraciones de impuestos, simplemente lo ponemos en orden. Dentro de cada archivo, vamos de adelante hacia atrás, de más antiguo a más reciente, por lo que siempre sabemos que la última factura está en la parte posterior de la carpeta. Es infalible.
Epílogo.
Al igual que con todas las desorganizaciones, lo importante es recordar que las cosas tardaron un tiempo fuera de control, por lo que tratar de abordarlo todo de una vez probablemente te hará sentir que vas a ir loco. Empezar con pequeños pasos y sea constante y se sorprenderá de cuánto progreso logra.
