Tenemos una confesión que hacer: no todos somos adherentes a las configuraciones minimalistas y de líneas limpias que ocasionalmente presentamos. De hecho, a veces somos el polo opuesto, una raza conocida como Messy Deskers. Para algunas personas, tener todo fuera y visible simplemente funciona. Pero para los momentos en que la situación de la pila amenaza con abrumar el escritorio, estos cuatro pasos son útiles para mantener las cosas bajo control.
Esto puede parecer de sentido común para aquellos de ustedes que nacieron con habilidades de organización, y los envidiamos. Hemos tenido que aprender cada truco que ahora usamos, y es un proceso constante que requiere mucha autodisciplina. Hemos aprendido a aceptar nuestro desorden, al tiempo que pirateamos nuestros propios hábitos para asegurarnos de que sigamos siendo funcionales y productivos en nuestro espacio de trabajo.
Estos consejos son para nuestros compañeros de escritorio desordenados, que pueden estar buscando una boya de limpieza similar en medio del océano de papel actualmente en la cima de su espacio de trabajo. No podemos prometer que lo harán superorganizado, pero pueden ayudarlo a manejar las cosas.
¿Cuántas veces has metido algo en un cajón, "por si acaso" lo necesitarías en una fecha posterior? ¿Y cuántas veces lo has necesitado? Apostamos a que la respuesta a la última pregunta es "cero", y esa es la razón de la Regla # 1.
En esta era de fotografía digital, marcadores portátiles y almacenamiento en la nube, no hay una razón real para mantener el papeleo no esencial, y para los apiladores de papel como nosotros, eso puede significar una gran cantidad de escritorio real inmuebles.
Por ejemplo, en lugar de imprimir y archivar un artículo o documento en un cajón, ¿por qué no colocar el archivo en un servicio como Evernote o Dropbox? Son accesibles desde cualquier computadora y se pueden ordenar por fecha o etiqueta, lo que simplifica la referencia posterior.
También es útil mantener una sola carpeta de marcadores para que sirva como vertedero general de los sitios a los que le gustaría acceder en una fecha posterior no especificada. Es tan fácil buscar en ellos si realmente lo necesita que ni siquiera necesita un sistema de carpetas, más allá de lo básico.
Ser estricto contigo mismo en este primer nivel asegura que solo se filtren las cosas verdaderamente importantes y necesarias a través de su impresora y archivador, que estará mucho más organizado ahora que se ha liberado de todo eso miscelánea. (Cubriremos qué hacer con estos en la Regla # 3.) Y, por supuesto, guarde todos los documentos financieros. "Excepto por la muerte y el pago de impuestos", como dicen.
Llamemos a este "superar el desastre". Su propósito es sacar las cosas que requieren atención inmediata o a largo plazo. atención y mantenerlos a la vanguardia visual, algo que es importante para las personas que prefieren tener todo su trabajo extendido antes ellos.
Para algunos, esto podría significar una fila de notas adhesivas colocadas en la pared frente al escritorio, y para otros podría ser un planificador de papel, un calendario digital o una simple lista de tareas escrita a mano. No necesita estar literalmente a la altura de los ojos, siempre y cuando tenga el mismo propósito.
Cualquiera sea el método, mantener las tareas separadas del desorden general, incluido el desorden digital, significa que nunca se perderá nada debido al desorden, que es, para aquellos de nosotros que preferimos un escritorio apilado, el único inconveniente importante de tener todo fuera en lugar de poner lejos.
Para nosotros, la clave para no perder cosas como los bolígrafos es meterlos en una taza o en un cajón del escritorio al final de cada día. (Esto también evita que los gatos los derriben y los golpeen en el piso). Sin este simple recordatorio, estamos para siempre llevándolos por la oficina, metiéndolos en bolsas, y generalmente atrapados sin un utensilio de escritura cada vez que están necesario.
Este principio se aplica a todo lo que necesita permanecer en el escritorio, a mano o con fácil acceso. Para muchos escritorios desordenados, esto también significa encontrar algún tipo de sistema de almacenamiento que funcione para usted. En nuestro caso, significa estantes, estantes, estantes.
¿Y si después de la limpieza de su gran escritorio, quedan cosas sin hogar a donde ir? Tirarlos a la basura. No puede haber piedad en las guerras de escritorio desordenadas.
Parte de la razón por la que siempre hemos tenido un escritorio desordenado es porque hemos tratado de configurar nuestra configuración en torno a sistemas organizados y diseñados por otras personas. Pero ahora todo se trata de aceptar la realidad, que es que nunca tendremos un escritorio minimalista, por lo que también podemos aprovechar al máximo lo que tenemos.
Solo vigile lo que ya hace, luego aumente ese hábito con la organización. Si siempre deja caer las llaves en una silla, considere colocar un gancho o conseguir una trampa para la esquina de tu escritorio. Si tiene problemas para dejar su teléfono atrás, manténgalo siempre enchufado a la misma toma de corriente con un cable que nunca se va. Si siempre pega notas en la pared, confínelas en un panel de corcho que complemente la decoración. Su planificación anticipada engañará a las partes perezosas de su cerebro a una acción positiva.
Tal vez se pregunte, si nunca tendré un escritorio súper ordenado, ¿por qué molestarse en absoluto? Se suman quince minutos dedicados a la organización al final de cada día de trabajo, y el tiempo es dinero.
La respuesta es que simplemente está eligiendo cuándo pasar sus quince minutos: ya sea arrojando cosas al papelera de reciclaje al final del día, o en la búsqueda de ese bolígrafo o trozo de papel con el teléfono importante número. De cualquier manera, pagas. Entonces, ¿por qué no elegir la opción menos estresante?
¿Tienes un escritorio desordenado? ¿Qué haces para mantenerlo manejable y mantenerte productivo en el espacio de trabajo? Siempre estamos buscando formas de mejorar nuestras propias configuraciones, así que comparta sus consejos en los comentarios.