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Si la misma noción de papeleo te hace sudar frío, entonces es probable que seas más "mételo en un cajón y olvídate de él" tipo de persona que un "trata con prontitud y archiva" individual.
No se preocupe, la mayoría de nosotros caemos en el grupo que teme el papeleo, pero como todos sabemos, no manejar ese flujo de correo o almacenarlo de manera eficiente solo generará estrés en el futuro.
Por eso le preguntamos a Vicky Silverthorn, un organizador profesional, para compartir su sistema de clasificación de documentos a prueba de tontos con nosotros.
Aquí le mostramos cómo organizarse y nunca volver a sentirse abrumado por el papeleo ...
Necesitará
Qué hacer
Paso 1: Reúna cada pedazo de papeleo desde la casa, desde documentos que ya has guardado hasta nuevas cartas que acaban de caer en el felpudo.
Paso 2:
Despeje un espacio grande, tal vez una mesa de comedor, o un espacio en el piso donde pueda colocar montones de papel sin que sean molestados.Paso 3: Comience a clasificar todas las piezas de papeleo que tiene en categorías en el piso. No se deje engañar por el contenido ni los ordene por orden de fecha en este momento; por ahora solo está categorizando todo en pilas ordenadas (por ejemplo, 'médico', 'facturas', 'recibos', etc.).
Etapa 4: Ahora es el momento de trabajar metódicamente en cada pila. Deshágase de todo lo que pueda ser reciclado o trituradoy extraiga todos los elementos que deban "accionarse". Al final deberías (con suerte) tener una pila mucho más pequeña.
Paso 5: Coloque todo lo que necesite ser procesado en la bandeja de cartas, que se ubicará en la parte superior del archivador. Siempre que tenga media hora libre en el futuro, puede venir a esta bandeja y comenzar a trabajar en ella.
Paso 6: Clasifique los papeles restantes en orden de fecha y colóquelos en uno de los cajones del archivador. Etiquete claramente el contenido de ese cajón en la parte frontal del archivador.
Ahora tiene un sistema muy claro para el papeleo cuando ingresa a su casa. Se archiva de inmediato en el cajón correcto o entra en la bandeja de 'acción' para ser tratada. Una vez que un cajón comience a llenarse, vaya al fondo del cajón (donde están los documentos más antiguos) y revise si todavía los necesita.
Si hay algún documento que cree que realmente necesita conservar (un Google rápido debería ayudarlo con esto), entonces podría considerar tener un cuadro de archivo para el papeleo antiguo, que puedes quedarte en un loft o armario.
Consejos
- Sea realista sobre cuánto tiempo le llevará esto. Si tiene una gran cantidad de documentos acumulados, podría tomar varias sesiones durante varios días para ordenar todo. Es mucho mejor que se tome su tiempo y tenga descansos que simplemente entrar en pánico y darse por vencido porque intenta hacer demasiado de una vez.
- Idealmente, reserve un área sin molestias para clasificar su documentación, de modo que pueda tomar un descanso cuando lo necesite y volver a él sin que todo se haya movido. Una mesa de comedor es genial, por ejemplo.
- No complique demasiado el sistema agregando códigos de colores o subcategorías confusas. Todo será demasiado para recordar.
- Recuerde que si desea asignar un cajón para pasaportes, llaves de repuesto, etc., vale la pena invertir en cajones con cerradura por razones de seguridad.
- Si tiene espacio, espere hasta que haya ordenado todo el papeleo antes de comprar los cajones. De esa manera, sabrá exactamente qué tamaño de archivador comprar (¡puede comprar más de uno si es necesario!)
Desde: Good Housekeeping UK
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